Как организовать новогоднюю корпоративную вечеринку?

Что такое новогодние мероприятия

Новогодние мероприятия навсегда вошли в календарь многих компаний в нашей стране. Часто они являются единственной формой событийной активности, проводимой ими в течение года, и в то же время нетрадиционным способом поощрения своих сотрудников. Карнавальные балы, как следует называть значительную часть новогодних мероприятий, — это сугубо служебные мероприятия, наполненные весельем. Если в ходе такой встречи «контрабандой» ввозится контент, то он включает в себя простое подведение итогов года в краткой форме, доступной для всех. Другие мероприятия в группе новогодних вечеринок организуются для клиентов компании и направлены на установление тесных отношений с ними и подведение итогов сотрудничества за весь год.

Как организовать новогоднее корпоративное мероприятие?

Как составить бриф — чтобы агентство могло точно адаптировать мероприятие к потребностям клиента

Как и любое мероприятие, новогодняя вечеринка начинает свой жизненный цикл с брифа, и именно на этом этапе уточняется ее форма. Если клиент составит хороший бриф, соответствующий его требованиям, он получит от агентства предложения, которые будут соответствовать его ожиданиям. Помимо очевидной информации, такой как дата, количество гостей или место проведения, стоит включить в бриф также информацию о том, что является наиболее важным для клиента (например, хорошее веселье) и какие аттракционы предпочитают его сотрудники.

Многие клиенты привязываются к месту и настаивают на том, что мероприятие должно проходить в том же месте каждый год. В этом случае event-агентство и сценограф должны справиться с задачей и вновь «очаровать» хорошо знакомое всем место. Поэтому смелые творческие идеи, предлагаемые агентством, тесно связаны с указаниями брифа, и всегда полезно провести дебрифинг, обсудить и представить первые идеи во время встречи.

При планировании такого рода мероприятий важную роль играет правильный выбор кейтеринга. Поэтому именно с этого элемента клиентам следует начинать составление брифа и определение бюджета новогоднего мероприятия.

Как выглядит сотрудничество между клиентом и агентством при организации такого мероприятия

Следующий шаг — начало тесного сотрудничества, которое позволит нам создать мероприятие, максимально точно отражающее пожелания клиента и предложенную концепцию — иногда вносятся коррективы в состав артистов или небольших аттракционов, реже — в общую идею. Важной частью планирования мероприятия является осмотр места, проводимый совместно с клиентом, даже если место хорошо известно обеим сторонам. Мы всегда рекомендуем клиентам провести беседу на месте о том, как агентство предполагает адаптировать предложения, представленные в визуализациях и планах. Конечно, основой хорошо проведенного мероприятия является составление и подписание всех договоров между клиентом, агентством и субподрядчиком. Лучшие события всегда создаются в процессе партнерского сотрудничества, то есть когда агентство прислушивается к клиенту и старается предугадать его потребности, а он открыт для рекомендаций опытного агентства и доверяет его знаниям. Вот почему так важна пресловутая «химия» между двумя сторонами.

На чем сосредоточено новогоднее мероприятие

Клиенты и сотрудники приходят на новогоднее мероприятие ради одного: вкусной вечеринки. И состоит он из множества ингредиентов, смешанных в один вкусный коктейль. Очень часто элементы, имеющие решающее значение для других событий, оказываются менее важными. Это касается прощальных подарков, приглашений или ярких визуальных материалов — в случае с новогодним балом это просто дополнительные «ароматы». Рецепт идеального коктейля для новогодней вечеринки прост, а если его применить на практике, то это гарантирует успех вечеринки. Это выглядит следующим образом:

  • Меню + открытый бар на весь период мероприятия,
  • Красивые, впечатляющие декорации и соответствующая сценическая техника в соответствии с тематикой мероприятия,
  • Хорошо подобранные художественные номера (с отсылкой к ведущей теме мероприятия),
  • побочная деятельность, предоставляющая возможность для некомплиментарной интеграции,
  • Вечерняя звезда + диджей.

Все остальное является лишь дополнительным и зависит от индивидуальных требований заказчика.

Чего следует избегать и что наиболее важно на новогоднем мероприятии

Теперь, когда ясно, что веселье — это самое главное на новогодней вечеринке, вопрос о том, чего следует избегать, также должен иметь четкий ответ. Длинные торжественные части, церемонии награждения десятков сотрудников (которых приглашают на сцену одного за другим) или аттракционы, которые слишком сильно увлекают участников, не всегда являются хорошим решением для новогодней вечеринки. Также очень важно сбалансировать все элементы таким образом, чтобы не переборщить с количеством аттракционов на сцене и дать гостям просто повеселиться.

Глазурь на торте — что это такое для новогодних мероприятий

Пресловутая глазурь на торте во время такого мероприятия — хотя ее часто недооценивают — это концерт звезды или впечатляющее шоу, сочетающее мультимедиа, танцы и другие элементы, задействующие все органы чувств. В новом году они будут играть очень важную роль.

В общем, новогодняя вечеринка — это веселье, веселье и еще раз веселье. Именно этим должны руководствоваться клиенты и агентства при организации такого рода мероприятий.